Hotel dla agencji eventowych i oferty hoteli na eventy klientów
Agencja eventowa szuka hotelu dla klienta w krótkim terminie i zwykle dla kilku klientów naraz. Opisujesz event raz, wysyłasz zapytanie do wielu hoteli w wybranym regionie i dostajesz odpowiedzi w jednym zestawieniu, z ceną za osobę, salą i warunkami zmian. Zamiast prowadzić kilkanaście wątków mailowych na projekt, prowadzisz jedno porównanie.
Dla kogo
Dla agencji, które sprowadzaj�
obiekt pod brief klienta Kupuje to project manager albo producent eventu, który ma od klienta brief z dat� , liczb� osób i budżetem, a jego zadaniem jest znalezienie obiektu, który to udźwignie. Każdy dzień spędzony na rozsyłaniu zapytań to dzień mniej na program, produkcję i obsługę klienta.
- Agencje eventowe i firmy MICE obsługuj�
ce kilku klientów równolegle.
- Organizatorzy konferencji, kongresów i zjazdów branżowych.
- Agencje HR i employer brandingu przygotowuj�
ce wyjazdy dla zespołów.
- Biura podróży biznesowych i planerzy wyjazdów motywacyjnych.
- Freelancerzy, którzy sami odpowiadaj�
za wybór miejsca dla klienta.
Jak to działa
Cztery kroki od briefu do porównania ofert
- Zakładasz konto i wybierasz plan Firma.
- Przepisujesz brief klienta do zapytania: termin, liczba osób, sale, noclegi, catering, budżet.
- Wysyłasz je do hoteli w regionie, który wskazał klient.
- Odpowiedzi zestawiasz pozycja po pozycji i przekazujesz klientowi gotowe porównanie.
Brief
Co z briefu klienta musi trafić do zapytania
Hotel odpowie szybko i konkretnie tylko wtedy, gdy zna warunki brzegowe. Najczęstszy powód wielodniowych opóźnień to brak jednej informacji, o któr� hotel musi dopytać.
- Dokładna liczba uczestników i podział na pokoje jedno i dwuosobowe.
- Daty główne i alternatywne, bo elastyczność obniża cenę.
- Układ sali plenarnej, liczba sal warsztatowych i godziny pracy.
- Catering: przerwy kawowe, obiady, kolacja uroczysta, diety specjalne.
- Wymagania techniczne: nagłośnienie, ekrany, transmisja, własny dostawca techniki.
- Prawo wejścia dla zewnętrznych firm: dekoratorzy, animatorzy, catering zewnętrzny.
- Budżet na uczestnika i to, czy klient oczekuje ceny netto czy brutto.
- Dojazd: parking dla autokaru, transfer, odległość od dworca lub lotniska.
Porównanie
Jak zestawić hotele, żeby klient zobaczył uczciwe porównanie
Klient agencji nie chce czytać pięciu różnych ofert w pięciu układach. Chce jednej tabeli. Zestaw każdy hotel według tych samych pozycji.
| Pozycja | Dlaczego klient o to pyta |
|---|---|
| Cena za osobę za cały program | Pozwala porównać oferty o różnej strukturze |
| Wynajem sali i sprzętu | Często rozliczany osobno od noclegów |
| Termin bezpłatnej zmiany liczby osób | Przy evencie dla 80 osób każda zmiana ma wpływ na rachunek |
| Zaliczka i terminy płatności | Wpływa na przepływ gotówki klienta i agencji |
| Zasady dla firm zewnętrznych | Wpływa na produkcję, dekoracje i program wieczorny |
| Termin opcji i anulowania | Daje czas na decyzję klienta bez utraty terminu |
Szczegółowo o samych salach piszemy na stronie sala konferencyjna w hotelu, a o grupach powyżej kilkudziesięciu osób na stronie hotel dla grup.
Czas
Ile godzin zabiera ręczne zbieranie ofert
Przy jednym evencie agencja wysyła zwykle od pięciu do dziesięciu zapytań, bo jeden obiekt rzadko ma wolne wszystkie pokoje i salę w jednym terminie. Każde zapytanie to osobna wiadomość, telefon, przypomnienie i ręczne przepisanie odpowiedzi do tabeli dla klienta. Przy kilku klientach w miesi� cu to kilkanaście godzin pracy, któr� da się zamienić na jedno zapytanie na event i jedno zestawienie odpowiedzi. Te godziny agencja przeznacza na program i obsługę, czyli na to, za co klient płaci.
Cennik
Plan Firma dla agencji
Plan Firma kosztuje 199 PLN netto miesięcznie i obejmuje zapytania grupowe oraz porównanie ofert. Płatność roczna obniża cenę o 50 procent. Rozliczenia z wielu eventów zbierasz w jednej fakturze zbiorczej, co upraszcza księgowanie kosztów przypisanych do klientów. Pełne warunki znajdziesz w cenniku, a kolejne kroki opisuje strona jak to działa.
FAQ
Czy agencja może wysyłać zapytania w imieniu klienta?
Tak. W planie Firma opisujesz event klienta i wysyłasz zapytania do hoteli samodzielnie. Odpowiedzi trafiaj� do jednego zestawienia, które możesz przekazać klientowi jako gotowe porównanie, bez przepisywania ofert do własnej tabeli.
Ile hoteli warto zapytać o jeden event?
Zwykle od pięciu do dziesięciu. Jeden obiekt rzadko ma wolne pokoje i salę w jednym terminie, a kilka ofert daje klientowi realny wybór i pozycję do negocjacji ceny. Przy dużych eventach zapytań bywa więcej.
Czy hotele przyjmuj�
zewnętrzny catering i technikę? To zależy od obiektu, dlatego warto zapytać o to w briefie. Część hoteli ma wył� czność na catering i sprzęt, inne zezwalaj� na zewnętrznych dostawców za opłat� . Odpowiedź wpływa na koszt eventu, więc zapytaj o ni� przed wyborem.
Z jakim wyprzedzeniem szukać hotelu na event?
Duże eventy w popularnych terminach rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Mniejsze spotkania da się zorganizować w kilka tygodni, ale wybór sal i pokoi jest wtedy węższy. Im wcześniej poślesz zapytanie, tym więcej ofert porównasz.
Opisz wyjazd raz, hotele odpowiadają Tobie
Załóż konto i wyślij zapytanie do wielu hoteli naraz. Bez karty przy zakładaniu konta.